Пользователь создает запрос на отпуск где указывает: 

• в поле Summary краткоe описание. Например, Иванов Иван, отпуск с 1.08.2021 по 14.08.2021
• в поле Start Date дата начала отпуска
• в поле Finish Date дата окончания отпуска
• в поле Number of vacation Days количество дней отпуска

При нажатии кнопки Create создается задача в статусе POTENTIAL и назначается на Ответственного (в нашем случае все отпуска правилом Automation назначаются на руководителя). Сотрудник, идущий в отпуск, добавляет всех, кто заинтересован и согласовывает свое отсутствие.

Далее в статусе POTENTIAL внутри задачи идет обсуждение отпуска. 

Когда все согласованно - "Ответственный" согласовывает отпуск нажатием кнопки "Approve vacation", при переходе создается задача для бухгалтера, связанная с текущей задачей, в которую переносятся все необходимые данные. Добавляется комментарий, что отпуск согласован.

Далее задача висит в статусе POTENTIAL до даты указанной в поле Start Date.

За 7 дней до наступления "Start Date" отправляются сообщения о том, что сотрудник уходит в отпуск через 7 дней.

Когда наступает "Start Date" - правило, которое запускается каждый день, переводит задачу в работу.

В первый день отпуска задача с типом Vacation попадает в статус IN PROGRESS

Когда наступает дата "Finish Date" задача закрывается и отправляется - попадает в статус CLOSED c Resolution Fixed. Отправляются сообщения о том, что сотрудник вернулся из отпуска. 

Сам бизнес процесс:

Для визуализации отпусков использовано приложение Calendar for Jira.

В нем создан календарь с именем Vacations, в котором отображаются все запросы отпусков.

Настройки календаря (cog) → Цвета карточек

Установите правила раскраски задач в календаре, если они соответствуют определенным условиям JQL. Если проблема соответствует нескольким условиям, будет применено первое.

Например, можно задать разный цвет задач для каждой группы (Reporter in membersOf("groupname»)), чтобы визуализировать пересечания отпусков в рамках одного подразделения. Для это нужно, чтобы структурные подразделения были выделены как группы.